Dossierbeheerder opleidingen (H/F/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT:

Het departement Human Resources omvat momenteel de Personeelsdienst en de dienst Bezoldigingen en Pensioenen. Het is de taak van het departement een vernieuwend humanresourcesbeleid aangepast aan de noden van de gemeente voor te stellen en in te voeren.

Als partner van het bestuur start het departement Human Resources de projecten op en/of begeleidt ze in samenhang met de strategie bepaald door het directiecomité en met de visie van de beleidsorganen van de gemeente. Op praktischer vlak verzorgt het het administratief beheer van de loopbaan van ongeveer 1.000 statutaire en/of contractuele ambtenaars, met naleving van de wetgeving.

Functie

JOUW OPDRACHT:

Onder het gezag van de opleidingsverantwoordelijke en de directrice Human Resources, en overeenkomstig de richtlijnen van de gemeentesecretaris en het college, pas je de hr-processen en ‑hulpmiddelen toe in het domein van de opleiding van het personeel.

Je verzorgt het administratief beheer en de opvolging van de dossiers van de personeelsleden op het vlak van opleidingen.

JOUW TAKEN:

• Je verschaft advies aan de ambtenaars of dienstverantwoordelijken inzake opleiding, licht hen in en wijst hen de weg.
• Je bereidt de opleidingsdossiers voor, analyseert ze en staat in voor de opvolging ervan (invoering in de Excel-opvolgingstabel, beheer van de inschrijvingen bij de externe organismen, verzending van de bevestiging naar de ambtenaar en naar zijn hiërarchische oversten, opvolging van de facturen, terugbetaling van de verplaatsingskosten, enz.).
• Je bereidt documenten voor en stelt ze op (e-mails, verslagen aan het college, opleidingsfiches, publicaties op het intranet, bestekken, bestelbons, enz.).
• Je identificeert en analyseert de individuele en collectieve opleidingsbehoeften door bij de dienstverantwoordelijken informatie te verzamelen over de evolutie van de diensten, de opdrachten en de functies.
• Je centraliseert en coördineert de opleidingsplannen van de verschillende diensten van het bestuur en voert ze uit.
• Je contacteert en raadpleegt de publieke en private opleidingsinstellingen.
• Je verzekert de logistiek van de intern georganiseerde opleidingen (reserveren van de lokalen, beheer van de inschrijvingen en verzending van de oproepingen, klaarzetten en opruimen van de lokalen, onthaal van de opleider en van de deelnemers, verspreiding van de media en van het evaluatieformulier, invoering van de deelnemers in de Excel-opvolgingstabel, enz.).
• Je beheert de mailbox van de Vormingscel.
• Je voert de opleidingen in de software voor de opvolging van de aanwezigheden in.
• Je klasseert en archiveert de documenten in verband met de opleidingen.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL:

• Je bent houder van:

1. OFWEL: Een bachelordiploma (hoger onderwijs korte type) in een sociale richting (humanresourcesmanagement, psychologisch assistent, enz.);
2. OFWEL: Een bachelordiploma (hoger onderwijs korte type) EN beschikt over minstens 2 jaar ervaring in een gelijkaardige functie (duidelijk te vermelden in je motivatiebrief en cv).

Opgelet: het diploma is een absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde.

• Je bent gericht op dienstverlening aan het publiek ;
• Je werkt graag in teamverband ;
• Je beschikt over ervaring in projectbeheer ;
• Je hebt basiskennis van overheidsopdrachten ;
• Je bent nauwgezet in de opvolging van je dossiers ;
• Je leeft termijnen en prioriteiten na ;
• Je kan goed analyseren, initiatief nemen en organiseren ;
• Je legt gemakkelijk contact ;
• Je kan goed teksten opstellen ;
• Je bent stressbestendig en flexibel ;
• Je hebt kennis van de Microsoft Office-programma's (tekstverwerking, spreadsheets, e-mail, enz.).

Taal

• Je hebt actieve kennis van het Frans en het Nederlands (eventueel aangetoond met een Selor-attest - schriftelijke en mondelinge communicatie).

Aanbod

ONS AANBOD:

• Contract met bepaalde duur van zes maanden (met het oog op een contract met onbepaalde duur ) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37,5 uur/week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau B1 - administratief secretaris). Ter informatie: bruto maandloon van € 2.685,29 voor 5 jaar ervaring en € 3.129,14 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Aangename werkomgeving ;
• Eindejaarstoelage ;
• Glijdende uren (onder voorbehoud dat dit verenigbaar is met de intern georganiseerde opleidingen) en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de kosten voor het andere openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke mogelijkheden om opleidingen te volgen ;
• Mogelijkheid tot (structureel en occasioneel) telewerk, onder voorbehoud dat dit verenigbaar is met de organisatie van de dienst en van de interne opleidingen ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE:

Heb je interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE:

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (hr, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.