Assistant administratif (H/F/X)

La société

CONTEXTE :

Le service de l’état civil délivre des extraits et actes d'état civil, se charge administrativement des naissances, des mariages, des décès, des changements de nom et de sexe. Il s'occupe également des transcriptions des divorces et des jugements.

Fonction

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Vous êtes principalement en charge d'accueillir les citoyens au guichet.

En dehors des plages d’accueil des citoyens, vous gérez votre suivi administratif, notamment:

• Les délivrances d'actes et leurs suivis administratifs.
• L’établissement d'actes.
• La gestion de la boîte mail du service.
• Les demandes par téléphone.
• La collaboration harmonieuse et efficace avec l'Officier de l'Etat civil.
• Les contacts avec les intervenants externes.

Ponctuellement, vous assistez, le samedi, l'Officier de l'Etat civil lors de la célébration des mariages, des noces et en soirée à l’occasion de certaines cérémonies.

Profil

PROFIL RECHERCHÉ :

• Vous êtes titulaire d’un Certificat d'Etudes Secondaires Supérieures (CESS) ou d’une équivalence de diplôme reconnue par la Communauté française ou la Communauté flamande (condition sine qua non de recevabilité) ;
• Vous aimez être au service du public ;
• Vous avez un sens inné de l’organisation et de l’initiative. Vous savez faire preuve d’esprit d’équipe et vous êtes résolument orienté solutions ;
• Vous êtes à l’écoute et avez le sens du contact ;
• Vous appréciez les responsabilités ;
• Connaissance active du français (communication écrite et orale). Une bonne pratique du néerlandais est indispensable ;
• Vous êtes rigoureux dans les tâches d’encodage ;
• Vous avez des capacités d’analyse, d’initiative et êtes polyvalent ;
• Vous maîtrisez l’outil informatique courant (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, logiciel de conception assisté par ordinateur, etc.).
• Vous disposez idéalement d’une connaissance active du français et du néerlandais éventuellement attestée par un brevet SELOR (épreuve écrite et orale).

Offre

NOTRE ENGAGEMENT :

La Commune d’Uccle mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances et des genres. Nous sélectionnons les candidats sur base de leurs compétences et ne faisons aucune distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Par ailleurs, afin de permettre une lecture plus fluide de cette annonce, le descriptif de fonction a été rédigé à la forme masculine.

NOTRE OFFRE :

• Contrat à durée déterminée de six mois renouvelable (possibilité par la suite d'un contrat à durée indéterminée) ;
• Entrée en fonction immédiate ;
• Temps plein (37h30/semaine) ;
• Horaires flexibles (5 jours/semaine) du lundi au vendredi avec quatre à cinq samedi par an pour assister l’Officier de l’État Civil dans la célébration des mariages et des noces et éventuellement une à deux soirées par an pour des cérémonies diverses ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux (niveau C1). Salaire conforme aux barèmes communaux- (niveau C1 - Assistant administratif). À titre indicatif : rémunération mensuelle brute de 2.685,29 € pour 5 ans d’expérience et de 3.129,14 € pour 15 ans d’expérience (moyennant la remise d’attestations probantes) ;
• Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté effectuée dans le secteur public ainsi que dans le secteur privé pour autant que cela puisse être utile à la fonction ;
• Chèques-repas (8€) ;
• Intervention dans un régime complémentaire de pension ;
• Cadre de travail agréable ;
• Mission professionnelle au cœur d’une équipe dynamique ;
• Allocation de fin d’année ;
• Horaires flexibles et équilibre vie privée/vie professionnelle préservé notamment par le biais des congés légaux et extra-légaux (38,5 jours à minima) ;
• Gratuité de l’abonnement STIB ;
• Remboursement des autres frais de transports en commun à hauteur de 80 % ;
• Primes vélo et piéton ;
• Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
• Nombreuses possibilités de formations organisées dans nos locaux pendant les heures (bureautique, langues, bien-être, etc.) ;
• Intervention dans l’assurance hospitalisation (Ethias).

CONDITION DE RECEVABILITÉ :

Cette fonction vous intéresse ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet et joignez-y impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae
• Une lettre de motivation
• Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence

Pour les diplômes obtenus en dehors de la Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française ou de la Communauté flamande est requise.

Pour plus d’informations :

→ http://www.equivalences.cfwb.be (site de la Communauté française)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (site de la Communauté flamande)

Attention, les candidatures incomplètes qui ne contiennent pas tous les documents requis ne seront pas examinées !

PROCÉDURE DE SÉLECTION :

Une présélection se fera sur base du curriculum vitae, de la lettre de motivation, des conditions requises ainsi que des connaissances et/ou des expériences que les candidats pourront faire valoir.

La procédure de sélection se compose, quant à elle, de quatre étapes au maximum, à savoir :

• Un entretien téléphonique éventuel afin d’évaluer votre motivation et approfondir, le cas échéant, certains aspects de votre CV ;
• Un entretien de sélection avec un comité de recrutement (R.H., expert et management) dans le but d’évaluer les compétences comportementales et techniques des candidats ;
• Selon les besoins de la fonction, une épreuve écrite en vue de vérifier les capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse des candidats précédemment retenus et/ou un inventaire de personnalité au travail en ligne qui permet d’identifier en une vingtaine de minutes le profil de personnalité du candidat, ses conduites professionnelles, ses points forts et ses points faibles.

La procédure de sélection dure en moyenne deux mois maximum.