Secrétaire administratif (H/F/X)

La société

CONTEXTE :

Le service de l’Education est chargé de gérer les écoles communales d’Uccle afin que les élèves et étudiants puissent suivre un enseignement de qualité. Il s’occupe de deux missions indissociables :

• Aspect éducatif : la cellule pédagogique promeut un enseignement de qualité au travers de ses projets éducatif et pédagogique.

• Aspect organisationnel : le service de l’Education s’assure que les écoles disposent des moyens nécessaires (financiers, matériels et techniques) pour fonctionner au mieux. Il assume également la gestion des ressources humaines dédiées aux écoles (recrutement, gestion de carrière, accompagnement des équipes administratives.

Fonction

VOTRE MISSION :

En tant que Secrétaire administratif, vous serez, sous la responsabilité directe du chef du service. Votre mission principale sera d’assurer le suivi administratif des différents dossiers gérés par le Servie de l’Education qui touchent aussi bien à la gestion statutaire, administrative et pécuniaire des différents membres du personnel de nos écoles, à l’utilisation des budgets, à la logistique (suivi de différents inventaires, …)

Votre travail sera capital pour améliorer le fonctionnement des écoles communales au bénéfice des membres du personnel qui y travaillent en veillant à une gestion efficace, bienveillante, tournée vers l’amélioration du bien-être de ceux-ci et indirectement aux élèves et étudiants qui les fréquentent.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

• Vous créez et gérez des dossiers administratifs et pécuniaires des membres du personnel contractuels ou enseignants en lien avec les changements de statut, les engagements les fins de contrat, les absences pour maladie ou autres, etc.).
• Vous accueillez, informez, orientez et conseillez les différents usagers internes et externes au Service de l’Education.
• Vous rédigez de rapports au Collège (désignations, engagements, etc.).
• Vous suivez des attributions des écoles et de la vérification des documents envoyés à la Fédération Wallonie Bruxelles pour liquidation des traitements.
• Vous faites la rédaction de différents courriers en lien avec la gestion du personnel et en application des différents règlements.
• Vous encodez dans différentes plateformes ouvrant des droits sociaux aux membres du personnel (Sécurité sociale, ONEM, DDRS, etc.).
• Vous participez active au sein de l’équipe pour apporter des réponses aux problèmes rencontrés et mettre en place des outils de gestion ainsi que soutien aux collaborateurs.
• Vous numérisez et faites le classement numérique ou papier dans les dossiers du personnel
• Vous avez la capacité à lire, comprendre et mettre en application des textes réglementaires (Règlements de travail, circulaires, etc.).
• Vous avez la capacité à suivre et gérer les activités plus opérationnelles du Service (aide aux commandes de matériel, aux demandes de réparation, Ordres de mandater, suivi de factures ou petits budgets, états de recouvrement, etc.).

PROFIL RECHERCHÉ :

• Vous êtes titulaire d’un bachelier ou d’une équivalence de diplôme reconnue par la Communauté française ou la Communauté flamande (condition sine qua non de recevabilité) ;
• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et exprimez vos idées clairement ;
• Vous vous exprimez distinctement et de manière calme et non violente en toutes circonstances ;
• Vous êtes capable de prendre note et de synthétiser des textes ;
• Vous avez une maîtrise de l’outil informatique courant (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, etc.) ;
• Vous êtes à l’écoute et faites preuve d’assertivité ;
• Vous êtes capable de travailler de manière autonome et avec rigueur ;
• Vous faites preuve d’esprit d’initiative et de proactivité ;
• Vous disposez d’un sens de l’organisation et vous êtes capable de gérer les priorités ;
• Vous disposez d’une aptitude à travailler dans des environnements réglementés avec des procédures strictes ;
• Vous êtes flexible et capable de vous adapter à des thématiques variées ;
• Vous êtes axé solutions ;
• Vous travaillez dans le respect de la confidentialité des dossiers du personnel et de manière bienveillante ;
• Vous êtes capable de gérer des imprévus.

Profil

PROFIL RECHERCHÉ :

• Vous êtes titulaire d’un bachelier ou d’une équivalence de diplôme reconnue par la Communauté française ou la Communauté flamande (condition sine qua non de recevabilité) ;
• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et exprimez vos idées clairement ;
• Vous vous exprimez distinctement et de manière calme et non violente en toutes circonstances ;
• Vous êtes capable de prendre note et de synthétiser des textes ;
• Vous avez une maîtrise de l’outil informatique courant (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, etc.) ;
• Vous êtes à l’écoute et faites preuve d’assertivité ;
• Vous êtes capable de travailler de manière autonome et avec rigueur ;
• Vous faites preuve d’esprit d’initiative et de proactivité ;
• Vous disposez d’un sens de l’organisation et vous êtes capable de gérer les priorités ;
• Vous disposez d’une aptitude à travailler dans des environnements réglementés avec des procédures strictes ;
• Vous êtes flexible et capable de vous adapter à des thématiques variées ;
• Vous êtes axé solutions ;
• Vous travaillez dans le respect de la confidentialité des dossiers du personnel et de manière bienveillante ;
• Vous êtes capable de gérer des imprévus grâce à une approche calme et structurée en respectant les délais imposés ;
• Vous faites preuve d’un esprit d’équipe et développez un sens de la collaboration et de l’entraide ;
• Vous communiquez aisément pour collaborer efficacement avec les collègues, les services transversaux et les partenaires externes ;
• Vous avez la capacité à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire et à intégrer des environnements collaboratifs ;
• Vous disposez idéalement d’une connaissance active du français et du néerlandais éventuellement attestée par un brevet SELOR (épreuve écrite et orale).

Offre

NOTRE ENGAGEMENT :

La Commune d’Uccle mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances et des genres. Nous sélectionnons les candidats sur base de leurs compétences et ne faisons aucune distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Par ailleurs, afin de permettre une lecture plus fluide de cette annonce, le descriptif de fonction a été rédigé à la forme masculine.

NOTRE OFFRE :

• Contrat à durée déterminée de six mois (possibilité par la suite d’un contrat à durée indéterminée) ;
• Entrée en fonction immédiate ;
• Temps plein (37h30/semaine) ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux- (niveau B1 - Secrétaire administratif). À titre indicatif : rémunération mensuelle brute de 2.685,29 € pour 5 ans d’expérience et de 3.129,14 € pour 15 ans d’expérience (moyennant la remise d’attestations probantes) ;
• Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté effectuée dans le secteur public ainsi que dans le secteur privé pour autant que cela puisse être utile à la fonction ;
• Chèques-repas (8€) ;
• Intervention dans un régime complémentaire de pension ;
• Allocation de fin d’année ;
• Horaires flexibles et équilibre vie privée/vie professionnelle préservé notamment par le biais des congés légaux et extra-légaux (38,5 jours à minima) ;
• Gratuité de l’abonnement STIB ;
• Remboursement des autres frais de transports en commun à hauteur de 80 % ;
• Primes vélo et piéton ;
• Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
• Possibilité de télétravail (structurel et occasionnel) ;
• Nombreuses possibilités de formations ;
• Intervention dans l’assurance hospitalisation (Ethias).

CONDITION DE RECEVABILITÉ :

Cette fonction vous intéresse ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet et joignez-y impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae
• Une lettre de motivation
• Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence

Pour les diplômes obtenus en dehors de la Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française ou de la Communauté flamande est requise.

Pour plus d’informations :

→ http://www.equivalences.cfwb.be (site de la Communauté française)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (site de la Communauté flamande)

Attention, les candidatures incomplètes qui ne contiennent pas tous les documents requis ne seront pas examinées !

PROCÉDURE DE SÉLECTION :

Une présélection se fera sur base du curriculum vitae, de la lettre de motivation, des conditions requises ainsi que des connaissances et/ou des expériences que les candidats pourront faire valoir.

La procédure de sélection se compose, quant à elle, de quatre étapes au maximum, à savoir :

• Un entretien téléphonique éventuel afin d’évaluer votre motivation et approfondir, le cas échéant, certains aspects de votre CV ;
• Un entretien de sélection avec un comité de recrutement (R.H., expert et management) dans le but d’évaluer les compétences comportementales et techniques des candidats ;
• Selon les besoins de la fonction, une épreuve écrite en vue de vérifier les capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse des candidats précédemment retenus et/ou un inventaire de personnalité au travail en ligne qui permet d’identifier en une vingtaine de minutes le profil de personnalité du candidat, ses conduites professionnelles, ses points forts et ses points faibles.

La procédure de sélection dure en moyenne deux mois maximum.