Adjoint administratif (H/F/X-

La société

CONTEXTE :

Le service des Messagers/Accueil représente les ambassadeurs de première ligne pour l’administration communale. Ils accueillent les citoyens lorsqu’ils arrivent dans le centre administratif et répondent aux différentes demandes émises lors de leurs visites ou leurs appels téléphoniques. Ils ont également un rôle d’accompagnement et de support logistique pour l’entièreté des services communaux. Ils facilitent leurs tâches quotidiennes en gérant les flux de courriers et les stocks de matériels (fournitures de bureau, réapprovisionnement du café et des boissons) mis à la disposition des services par le département des affaires générales.

Fonction

VOTRE MISSION :

La mission du service Messagers/Accueil est concentrée sur deux axes :

1. Front-Desk :

• Vous accueillez, orientez le citoyen lors de son arrivée dans le centre administratif en fonction des demandes au guichet et par téléphone pour nos services communaux.
• Vous gérez l’espace accueil et assurer l’Help desk quant à l’utilisation d’outils mis à disposition du citoyen : bornes ticketing, photomaton et borne-cash.
• Vous réceptionnez les documents remis par les citoyens et délivrer les accusés de réception.
• Vous assurez une permanence le jeudi soir (tour de rôle).

2. Support logistique :

• Vous triez, distribuez et envoyez le courrier entrant et sortants.
• Vous acheminez les documents auprès des différents services, entités externes (tournée en voiture) ou internes.
• Vous préparez et livrez les commandes de boissons pour les évènements.
• Vous effectuez et suivez le « refill Economat » pour chaque plateau en collaboration avec le service économat.
• Vous réalisez le « refill café » pour chaque plateau en collaboration avec la centrale des marchés.
• Vous prenez part au tour de rôle dédié à l’accompagnement lors de manifestations publiques et cérémonies officielles.

Profil

PROFIL RECHERCHÉ :

• Vous êtes titulaire soit :
  • d’un certificat de l’Enseignement secondaire du deuxième degré inférieur (CESDD) OU d’un certificat de l’enseignement secondaire inférieur (CESI) (Condition sine qua non de recevabilité) ;
  • Vous disposez d’une connaissance active du français et du néerlandais (éventuellement attestée par un brevet SELOR de l’épreuve écrite et orale) ;
• Vous disposez d’un permis de conduire B ;
• Vous prenez connaissance quotidiennement des missions à effectuer afin de veiller à leur correcte exécution ;
• Vous respectez les échéances et les priorités ;
• Vous êtes polyvalent et flexible tant dans les tâches que dans les horaires ;
• Vous faites preuve d’une excellente rigueur dans l’exécution de vos tâches ;
• Vous travaillez de manière structuré ;
• Vous respectez les procédures et vous avez le sens des responsabilités et du service ;
• Vous avez un bon esprit d’équipe ;
• Vous n’avez aucune réticence à porter un costume de représentation à l’accueil et aux cérémonies ;
• Vous faites preuve de discrétion face à certaines situations et à respecter la confidentialité.

Offre

NOTRE ENGAGEMENT :

La Commune d’Uccle mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances et des genres. Nous sélectionnons les candidats sur base de leurs compétences et ne faisons aucune distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Par ailleurs, afin de permettre une lecture plus fluide de cette annonce, le descriptif de fonction a été rédigé à la forme masculine.

NOTRE OFFRE :

• Contrat à durée déterminée de six mois (possibilité par la suite d’un contrat à durée indéterminée) ;
• Entrée en fonction immédiate ;
• Temps plein (37h30/semaine) ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux (niveau D1). À titre indicatif : rémunération mensuelle brute de 2.530,44 € pour 5 ans d’expérience et de 2.841,20 € pour 15 ans d’expérience (moyennant la remise d’attestations probantes) ;
• Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté effectuée dans le secteur public ainsi que dans le secteur privé pour autant que cela puisse être utile à la fonction ;
• Chèques-repas (8€) ;
• Intervention dans un régime complémentaire de pension ;
• Allocation de fin d’année ;
• Horaires flexibles et équilibre vie privée/vie professionnelle préservé notamment par le biais des congés légaux et extra-légaux (38,5 jours à minima) ;
• Gratuité de l’abonnement STIB ;
• Remboursement des autres frais de transports en commun à hauteur de 80 % ;
• Primes vélo et piéton ;
• Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
• Nombreuses possibilités de formations ;
• Intervention dans l’assurance hospitalisation (Ethias).

CONDITION DE RECEVABILITÉ :

Cette fonction vous intéresse ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet et joignez-y impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae
• Une lettre de motivation
• Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence

Pour les diplômes obtenus en dehors de la Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française ou de la Communauté flamande est requise.

Pour plus d’informations :

→ http://www.equivalences.cfwb.be (site de la Communauté française)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (site de la Communauté flamande)

Attention, les candidatures incomplètes qui ne contiennent pas tous les documents requis ne seront pas examinées !

PROCÉDURE DE SÉLECTION :

Une présélection se fera sur base du curriculum vitae, de la lettre de motivation, des conditions requises ainsi que des connaissances et/ou des expériences que les candidats pourront faire valoir.

La procédure de sélection se compose, quant à elle, de quatre étapes au maximum, à savoir :

• Un entretien téléphonique éventuel afin d’évaluer votre motivation et approfondir, le cas échéant, certains aspects de votre CV ;
• Un entretien de sélection avec un comité de recrutement (R.H., expert et management) dans le but d’évaluer les compétences comportementales et techniques des candidats ;
• Selon les besoins de la fonction, une épreuve écrite en vue de vérifier les capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse des candidats précédemment retenus et/ou un inventaire de personnalité au travail en ligne qui permet d’identifier en une vingtaine de minutes le profil de personnalité du candidat, ses conduites professionnelles, ses points forts et ses points faibles.

La procédure de sélection dure en moyenne deux mois maximum.