Administratief secretaris (M/V/X)
Functie
CONTEXT :
De dienst Sociale Actie probeert gehoor te geven aan alle inwoners van Ukkel die moeilijkheden ondervinden of vragen hebben op maatschappelijk vlak in ruime zin. De dienst voert acties en projecten uit om de sociale cohesie te verbeteren.
Onder leiding van het diensthoofd coördineert u een team van administratieve ambtenaren (4 personen) en aangestelden (4 personen) die belast zijn met verschillende opdrachten: erkenning van handicaps, pensioenaanvragen voor de privésector, levering van maaltijden aan huis, Allerlei sociale hulp.
U verzekert de administratieve ondersteuning aan de gemeentelijke vzw "Le Pas - Animation Prévention Socio-Culturelle" in samenwerking met het sociaal secretariaat. U beheert of neemt deel aan projecten in verband met sociale cohesie.
VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN :
- U superviseert en biedt ondersteuning aan uw team (beheer aan het loket, vervangingen, logistiek ...).
- U brengt de verantwoordelijke regelmatig op de hoogte van de toestand op het terrein, de werkorganisatie en de aandachtspunten.
- U doet voorstellen om de werkorganisatie te verbeteren.
- U beslist met uw verantwoordelijke over te volgen richtingen.
- U stelt nota's, verslagen en notulen van vergaderingen op.
- U verzorgt het administratief beheer van de gemeentelijke vzw, dagelijks beheer in samenwerking met het sociaal secretariaat en de boekhouder (betalingen uitvoeren, de raad van bestuur en de algemene vergadering samenroepen …).
- U beheert of neemt deel aan projecten in verband met sociale cohesie.
UW PROFIEL :
- U bent houder van een diploma Bachelor erkend door de Vlaamse of de Franse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
- U bent gericht op dienstverlening aan het publiek ;
- U kunt goed teksten opstellen ;
- U kunt zich vlot aanpassen ;
- U bent polyvalent en proactief ;
- U heeft leiderschapskwaliteiten ;
- U staat open voor dialoog en werkt graag in teamverband ;
- U heeft een analytische geest en een goede werkwijze ;
- Actieve kennis van het Frans en basiskennis van het Nederlands (eventueel aangetoond met een Selor-attest - schriftelijke en mondelinge proef) ;
- U heeft kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e-mail, enz.).
ONS AANBOD :
- Voltijds contract met bepaalde duur van zes maanden (mogelijkheid tot contract van onbepaalde duur daarna) ;
- Onmiddellijke indiensttreding ;
- Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's - (niveau B1 - administratief secretaris). Ter indicatie: bruto maandelijkse bezoldiging van € 2.685,29 voor 5 jaar ervaring en € 3.129,14 voor 15 jaar ervaring (mits bewijsstukken worden overhandigd) ;
- Er wordt rekening gehouden met uw volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
- Maaltijdcheques (€ 8) ;
- Tussenkomst in een aanvullende pensioenregeling ;
- Aangename werkomgeving ;
- Professionele opdracht in een dynamisch team ;
- Eindejaarspremie ;
- Flexibele werktijden en een goed evenwicht tussen werk en privé, met name door wettelijke en extralegale verlofdagen (minimaal 38,5 dagen) ;
- Gratis MIVB-abonnement ;
- 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
- Premies voor verplaatsingen per fiets of te voet ;
- Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
- Talrijke opleidingsmogelijkheden die tijdens de uren in onze lokalen worden georganiseerd (kantoorsoftware, talen, welzijn …) ;
- Mogelijkheid tot telewerk (structureel en occasioneel) ;
- Diverse voordelen in het kader van de sociale dienstverlening voor het personeel (tussenkomst in de hospitalisatieverzekering).
ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :
Heeft u interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:
- Een curriculum vitae
- Een motivatiebrief
- Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest
Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.
Voor meer info:
→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)
→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)
Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!
SELECTIEPROCEDURE :
Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.
De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:
- Eventueel een telefoongesprek om uw motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van uw cv uit te diepen;
- Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
- Afhankelijk van de noden van de functie, een schriftelijke proef om de schrijf-, synthese- en analysevaardigheden van de eerder geselecteerde kandidaten na te gaan en/of een online werkpersoonlijkheidsinventaris waarmee in ongeveer twintig minuten het persoonlijkheidsprofiel, het professionele gedrag en de sterke en zwakke punten van de kandidaat kunnen worden vastgesteld.
De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.