Assistant administratif (H/F/X)

Fonction

CONTEXTE :

Les membres du cabinet du Bourgmestre épaulent celui-ci ainsi que son chef de cabinet dans toutes leurs tâches quotidiennes et occupent une place d’intermédiaire entre ces derniers et les citoyens.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

• Vous préparez des dossiers et en assurez la gestion et le suivi administratif journalier (classement, facturation, gestion de petits budgets, encodages, constitution de dossiers divers, etc.).
• Vous rédigez divers documents (courriers et courriels de citoyens adressés au Bourgmestre, rapports au Collège, notes, ordres de paiement, etc.).
• Vous êtes l’une des personnes de contact pour les usagers du service, à savoir les écoles, les enseignants, le personnel de garderie, le personnel d’entretien, etc….
• Vous collaborez avec vos collègues dans leurs tâches quotidiennes ainsi que le responsable du service, notamment en leur communiquant les informations pertinentes.
• Vous assistez à certaines réunions pour représenter le cabinet et établissez des procès-verbaux
• Vous collaborez avec les autres services communaux (finances, rémunérations, bâtiments, etc…)
• Vous soutenez l’organisation d’activités ponctuelles.
• Vous gérez avec les autres membres du cabinet l’agenda du Bourgmestre ainsi que celui du chef de cabinet
• Vous encodez et archivez les documents traités dans le respect des règles du RGPD.

PROFIL RECHERCHÉ :

• Vous êtes titulaire d’un Certificat de l’Enseignement Secondaire Supérieur ou d’une équivalence de diplôme reconnue par la Communauté française ou la Communauté flamande (condition sine qua non de recevabilité) ;
• Une expérience utile dans une autre administration publique peut constituer un atout.

NOTRE OFFRE :

• Contrat à durée déterminée de six mois renouvelable (possibilité par la suite d’un contrat à durée indéterminée) - Entrée en fonction immédiate ;
• Temps plein ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux (niveau C1) ;
• Chèques-repas (8€/jour) ;
• Second pilier de pension ;
• Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté du secteur public et du secteur privé pour autant qu’elle soit utile pour la fonction ;
• Cadre de travail agréable et équilibre vie privée/professionnel préservé ;
• Allocation de fin d’année ;
• Horaires flexibles (37h30/semaine) ;
• Gratuité de l’abonnement STIB ;
• Remboursement des autres frais de transports en commun à hauteur de 80 % ;
• Primes vélo et piéton ;
• Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
• Nombreuses possibilités de formations ;
• Divers avantages dans le cadre du service social du personnel (intervention assurance hospitalisation, …) ;
• Possibilité de télétravail.

CONDITION DE RECEVABILITÉ :

Cette fonction vous intéresse ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet et joignez-y impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae
• Une lettre de motivation
• Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence

Pour les diplômes obtenus en dehors de la Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française ou de la Communauté flamande est requise.

Pour plus d’informations :

→ http://www.equivalences.cfwb.be (site de la Communauté française)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (site de la Communauté flamande)

Attention, les candidatures incomplètes qui ne contiennent pas tous les documents requis ne seront pas examinées !

PROCÉDURE DE SÉLECTION :

Une présélection se fera sur base du curriculum vitae, de la lettre de motivation, des conditions requises ainsi que des connaissances et/ou des expériences que les candidats pourront faire valoir.

La procédure de sélection se compose, quant à elle, de quatre étapes au maximum, à savoir :

• Un entretien téléphonique éventuel afin d’évaluer votre motivation et approfondir, le cas échéant, certains aspects de votre CV ;
• Un entretien de sélection avec un comité de recrutement (R.H., expert et management) dans le but d’évaluer les compétences comportementales et techniques des candidats ;
• Selon les besoins de la fonction, une épreuve écrite en vue de vérifier les capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse des candidats précédemment retenus et/ou un inventaire de personnalité au travail en ligne qui permet d’identifier en une vingtaine de minutes le profil de personnalité du candidat, ses conduites professionnelles, ses points forts et ses points faibles.

La procédure de sélection dure en moyenne deux mois maximum.