Description de fonction

Secrétaire de direction (H*/F**)

Fonction

Remarque : pour une lecture plus fluide de cette annonce, ce descriptif de fonction sera rédigé à la forme masculine. Notre administration communale mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances et des genres. Les qualités et compétences humaines sont déterminantes lors de nos recrutements, et ce, indépendamment de l’âge, du genre, de l’origine, du handicap ou de l’orientation sexuelle des candidats.

VOTRE MISSION :

En tant que secrétaire de direction, vous assistez la direction du département de l’Espace public à coordonner les différents services sous sa supervision ainsi qu’à communiquer avec les organismes externes (Région de Bruxelles-Capitale, STIB, ABP, etc.). Vous êtes également le support et le back-up du secrétariat de l’échevin de la Tutelle.

VOS TACHES :

Sous la supervision du Chef du département,

  • Vous êtes responsable de toute la gestion administrative (tenue des agendas et des plannings, réservations de salles, etc.) et la force vive de l’organisation (traitement des courriels et des appels téléphoniques).
  • Vous êtes la personne de référence pour vos collègues ainsi que pour les intervenants externes (citoyens, organismes régionaux et fédéraux, etc.).
  • Vous êtes chargé du suivi de vos dossiers (facturation, rédaction d’offres, etc.).
  • Vous vous occupez de l’archivage de tous les contrats, des conventions, des évaluations et des autres documents relatifs au département.
  • Vous optimisez les processus et méthodologie implémentés au sein de l’administration.
  • Vous assurez la préparation de divers documents : courriels, procès-verbaux, rapports, articles et relisez les contrats, les conventions ainsi que les documents rédigés à l’intention des citoyens ou des personnes externes à l’organisation.
  • Vous participez aux réunions du management au cours desquelles vous revoyez les dossiers en cours, le suivi des activités des équipes ainsi que l’évolution des missions du département.
  • Vous supportez, soutenez et remplacez, le cas échéant, le secrétariat de l’échevin de Tutelle.
  • Vous épaulez administrativement les différentes équipes du département.
  • Vous organisez des événements ponctuels.
  • Vous suivez les encaissements et la relance des partenaires, si nécessaire.

PROFIL RECHERCHÉ :

  • Vous êtes titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction ;
  • Une expérience utile d’au moins deux est exigée ;
  • Vous êtes orienté service au public ;
  • Vous disposez d’une bonne communication orale et d’excellentes capacités rédactionnelles ;
  • Vous êtes synthétique, analytique, méthodique, structuré et bien organisé ;
  • Vous être rigoureux dans la réalisation des tâches qui vous sont assignées ;
  • Vous êtes autonome et respectez les échéances et les priorités ;
  • Vous avez le sens des responsabilités et vous faites preuve de discrétion ;
  • Vous êtes résistant au stress ;
  • Vous avez l’esprit d’initiative et faites preuve de flexibilité et d’une grande capacité d’adaptation ;
  • Vous disposez d’une connaissance parfaite du français et du néerlandais (éventuellement attestée par un brevet SELOR de l’épreuve écrite et orale) ;
  • Vous maîtrisez l’outil informatique courant (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, …) ainsi que les outils de travail collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, etc.).

NOTRE OFFRE :

  • Contrat à durée déterminée de six mois (en vue d’un CDI) - Entrée en fonction immédiate ;
  • Salaire conforme aux barèmes communaux (niveau B1 – Secrétaire administratif) ;
  • Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté du secteur public et du secteur privé pour autant que celle-ci soit utile à la fonction ;
  • Chèques-repas ;
  • Allocation de fin d’année ;
  • Horaires flexibles (37h30/semaine) ;
  • Gratuité de l’abonnement STIB ;
  • Remboursement des autres frais de transports en commun à hauteur de 80 % ;
  • Primes vélo et piéton ;
  • Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
  • Nombreuses possibilités de formations ;
  • Cadre de travail agréable ;
  • Possibilité de télétravail ;
  • Divers avantages dans le cadre du service social du personnel (intervention dans l’assurance hospitalisation, etc.).

Intéressé ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet www.uccle.be dans la rubrique « offres d’emploi » et joignez-y votre curriculum vitae, une lettre de motivation ainsi que le(s) diplôme(s) requis.

* Nous entendons par homme(s) toute personne identifiée homme et/ou qui se reconnait dans cette appellation. Cela comprend les hommes cis et trans, les personnes trans, les personnes inter et non-binaires.

** Nous entendons par femme(s) toute personne identifiée femme et/ou qui se reconnait dans cette appellation. Cela comprend les femmes cis et trans, les personnes trans, les personnes inter et non-binaires.

  • Publiée le:lun. 30 août 2021
  • Lieu: Département Espace public

Administration communale d'Uccle

Place Jean Vander Elst 29
1180 Bruxelles
Belgique

  • Téléphone: 02/348.65.11
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