Assistant administratif (H/F/X)

La société

CONTEXTE :

Le service de l’Urbanisme a la responsabilité de délivrer aux citoyens les permis d'urbanisme et d’en assurer la bonne exécution. Il s’occupe principalement d’instruire les demandes adressées au Collège des Bourgmestre et Echevins.

Il s’occupe également de délivrer les renseignements urbanistiques sur les dispositions réglementaires, régionales ou communales qui s’appliquent à un bien.

Les gestionnaires administratifs sont chargés du suivi administratif des dossiers de demande de permis et travaillent en étroite collaboration avec les architectes et la cellule des Mesures Particulières de Publicité (MPP).

Chaque dossier de demande de permis d'urbanisme se voit attribuer un architecte et un gestionnaire administratif. Ces deux personnes de référence doivent mener à bien la procédure d'instruction.

Fonction

VOS TÂCHES :

Le travail d'un gestionnaire administratif peut se résumer comme suit:

• Dactylographier l'ensemble des courriers sortant de l'administration et se charger de leur envoi : accusé de réception des dossiers, demande des avis (aux différentes instances et/ou services), …
• Assurer le suivi administratif des rapports au Collège,
• Encoder l'ensemble des événements de la procédure dans le programme NOVA
• Dactylographier les permis et les notifier,
• Facturer la taxe à l'instruction et à la délivrance, et vérifier leur paiement effectif avant la délivrance des documents.
• Renseignements téléphoniques au demandeur de permis sur l'évolution de leur dossier
• La gestion du respect des délais imposés par le CoBAT

Profil

PROFIL RECHERCHÉ :

• Vous êtes en titulaire d’un certificat de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou d’une équivalence de diplôme reconnue par la Communauté française ou la Communauté flamande (condition sine qua non de recevabilité) ;
• Vous avez le sens des responsabilités et êtes organisé. Vous effectuez vos tâches de manière autonome et structurée sous la supervision du responsable du service ;
• Vous êtes rigoureux dans le suivi des dossiers. Vous respectez les échéances et les priorités ;
• Vous coopérez et partagez l’information ;
• Vous avez des capacités d’analyse, d’initiative et d’organisation ;
• Vous êtes polyvalent ;
• Vous êtes à l’écoute et faites preuve d’assertivité ;
• Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles ;
• Vous aimez le travail au sein d’une équipe dynamique et motivée. Vous favorisez la bonne entente et êtes prêt à aider vos collègues ;
• Vous défendez les intérêts de notre administration ;
• Vous disposez d’une connaissance active du français et d’une connaissance élémentaire du néerlandais (éventuellement attestée par un brevet SELOR – épreuve écrite et orale) ;
• Vous maîtrisez l’outil informatique courant (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, …).

Offre

NOTRE ENGAGEMENT :

La Commune d’Uccle mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances et des genres. Nous sélectionnons les candidats sur base de leurs compétences et ne faisons aucune distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Par ailleurs, afin de permettre une lecture plus fluide de cette annonce, le descriptif de fonction a été rédigé à la forme masculine.

NOTRE OFFRE :

• Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable (possibilité par la suite d’un contrat à durée indéterminée) ;
• Entrée en fonction immédiate ;
• Temps plein (37h30/semaine) ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux- (niveau C1 - Assistant administratif). À titre indicatif : rémunération mensuelle brute de 2.685,29 € pour 5 ans d’expérience et de 3.129,14 € pour 15 ans d’expérience (moyennant la remise d’attestations probantes) ;
• Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté effectuée dans le secteur public ainsi que dans le secteur privé pour autant que cela puisse être utile à la fonction ;
• Chèques-repas (8€) ;
• Intervention dans un régime complémentaire de pension ;
• Cadre de travail agréable ;
• Allocation de fin d’année ;
• Horaires flexibles (sous réserve que cela soit compatible avec les formations organisées en interne) et équilibre vie privée/vie professionnelle préservé notamment par le biais des congés légaux et extra-légaux (38,5 jours à minima) ;
• Gratuité de l’abonnement STIB ;
• Remboursement des frais pour les autres transports en commun à hauteur de 80 % ;
• Prime vélo et piéton ;
• Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
• Nombreuses possibilités de formations ;
• Possibilité de télétravail (structurel et occasionnel) ;
• Intervention dans l’assurance hospitalisation (Ethias).

CONDITION DE RECEVABILITÉ :

Cette fonction vous intéresse ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet www.uccle.be (rubrique « Travailler à la Commune d’Uccle ») et joignez-y impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae
• Une lettre de motivation
• Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence

Pour les diplômes obtenus en dehors de la Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française ou de la Communauté flamande est requise.

Pour plus d’informations :

→ http://www.equivalences.cfwb.be (site de la Communauté française)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (site de la Communauté flamande)

Attention, les candidatures incomplètes qui ne contiennent pas tous les documents requis ne seront pas examinées !

PROCÉDURE DE SÉLECTION :

Une présélection se fera sur base du curriculum vitae, de la lettre de motivation, des conditions requises ainsi que des connaissances et/ou des expériences que les candidats pourront faire valoir.

La procédure de sélection se compose, quant à elle, de quatre étapes au maximum, à savoir :

• Un entretien téléphonique éventuel afin d’évaluer votre motivation et approfondir, le cas échéant, certains aspects de votre CV ;
• Un entretien de sélection avec un comité de recrutement (R.H., expert et management) dans le but d’évaluer les compétences comportementales et techniques des candidats ;
• Selon les besoins de la fonction, une épreuve écrite en vue de vérifier les capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse des candidats précédemment retenus et/ou un inventaire de personnalité au travail en ligne qui permet d’identifier en une vingtaine de minutes le profil de personnalité du candidat, ses conduites professionnelles, ses points forts et ses points faibles.

La procédure de sélection dure en moyenne deux mois maximum.