Assistant administratif (H/F/X)

La société

CONTEXTE :

Le service Education gère notamment les écoles communales d’Uccle : écoles fondamentales, écoles spécialisées, Académie de Musique, Ecole des Arts, Centre PMS et Cours de Promotion sociale.

Cette gestion porte sur l’organisation administrative et logistique ainsi qu’au niveau des ressources humaines.

Fonction

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

• Vous préparez des dossiers et en assurez la gestion et le suivi administratif journalier (classement, facturation, gestion de petits budgets, encodages, constitution de dossiers divers, etc.).
• Vous rédigez divers documents (courriers et courriels, rapports au Collège, notes, ordres de paiement, bons de commande, notes diverses, etc.).
• Vous êtes l’une des personnes de contact pour les usagers du service, à savoir les écoles, les enseignants, le personnel de garderie, le personnel d’entretien, etc….
• Vous collaborez avec vos collègues dans leurs tâches quotidiennes ainsi que la responsable du service, notamment en leur communiquant les informations pertinentes.
• Vous collaborez avec les autres services communaux (finances, rémunérations, bâtiments, etc…)
• Vous soutenez l’organisation d’activités ponctuelles.
• Vous encodez et archivez les documents traités dans le respect des règles du RGPD.

Profil

PROFIL RECHERCHÉ :

• Vous êtes titulaire d’un Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS), reconnu par la Communauté française ou la Communauté flamande (condition sine qua non de recevabilité) ;
• Vous aimez le contact et l’accueil du public. Vous souhaitez l’accompagner et le soutenir dans ses démarches administratives par une écoute dynamique ;
• Vous organisez vos tâches de manière autonome et structurée sous la supervision du responsable du service ;
• Vous développez un esprit d’équipe ;
• Vous avez des capacités d’analyse, de logique, d’organisation et de polyvalence et êtes rigoureux ;
• Vous êtes empathique et êtes attentif à la qualité de votre communication ;
• Vous avez le sens des responsabilités dans l’accomplissement de vos missions que vous effectuez de manière méthodologique ;
• Vous disposez d’une connaissance active du français et d’une connaissance basique du néerlandais (éventuellement attestée par un brevet SELOR - épreuve écrite et orale) ;
• Vous maîtrisez l’outil informatique courant (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, réunions en mode virtuel, etc.).

Offre

NOTRE ENGAGEMENT :

La Commune d’Uccle mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances et des genres. Nous sélectionnons les candidats sur base de leurs compétences et ne faisons aucune distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Par ailleurs, afin de permettre une lecture plus fluide de cette annonce, le descriptif de fonction a été rédigé à la forme masculine.

NOTRE OFFRE :

• Contrat à durée déterminée de 6 mois ;
• Entrée en fonction immédiate ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux (niveau C1). À titre indicatif : rémunération mensuelle brute de 2.685,29 € pour 5 ans d’expérience et de 3.129,14 € pour 15 ans d’expérience (moyennant la remise d’attestations probantes) ;
• Chèques-repas (8€/jour) ;
• Second pilier de pension ;
• Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté du secteur public et du secteur privé pour autant qu’elle soit utile pour la fonction ;
• Cadre de travail agréable et équilibre vie privée/professionnel préservé ;
• Allocation de fin d’année ;
• Horaires flexibles (37h30/semaine) ;
• Gratuité de l’abonnement STIB ;
• Remboursement des autres frais de transports en commun à hauteur de 80 % ;
• Primes vélo et piéton ;
• Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
• Nombreuses possibilités de formations ;
• Possibilité de télétravail ;
• Divers avantages dans le cadre du service social du personnel (intervention assurance hospitalisation, …).

CONDITION DE RECEVABILITÉ :

Cette fonction vous intéresse ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet et joignez-y impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae
• Une lettre de motivation
• Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence

Pour les diplômes obtenus en dehors de la Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française ou de la Communauté flamande est requise.

Pour plus d’informations :

→ http://www.equivalences.cfwb.be (site de la Communauté française)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (site de la Communauté flamande)

Attention, les candidatures incomplètes qui ne contiennent pas tous les documents requis ne seront pas examinées !

PROCÉDURE DE SÉLECTION :

Une présélection se fera sur base du curriculum vitae, de la lettre de motivation, des conditions requises ainsi que des connaissances et/ou des expériences que les candidats pourront faire valoir.

La procédure de sélection se compose, quant à elle, de quatre étapes au maximum, à savoir :

• Un entretien téléphonique éventuel afin d’évaluer votre motivation et approfondir, le cas échéant, certains aspects de votre CV ;
• Un entretien de sélection avec un comité de recrutement (R.H., expert et management) dans le but d’évaluer les compétences comportementales et techniques des candidats ;
• Selon les besoins de la fonction, une épreuve écrite en vue de vérifier les capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse des candidats précédemment retenus et/ou un inventaire de personnalité au travail en ligne qui permet d’identifier en une vingtaine de minutes le profil de personnalité du candidat, ses conduites professionnelles, ses points forts et ses points faibles.

La procédure de sélection dure en moyenne deux mois maximum.