Description de fonction

Assistant administratif (H/F/X)

La société

CONTEXTE :

Le service Parascolaire offre une variété d’activités récréatives, sportives, culturelles et sociales pour les enfants de 3 à 16 ans, visant à les aider à s’initier à différentes disciplines de qualité et à encourager leur développement personnel.

Fonction

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Vous êtes assistant administratif en étroite collaboration avec les collaborateurs du service Parascolaire et sous la supervision de la responsable administrative, vous assurez le processus d’inscriptions pour les activités annuelles et les stages durant les vacances scolaires afin qu’ils se déroulent de manière efficace en veillant à ce que les participants soient correctement facturés et que les documents administratifs liés aux inscriptions soient gérés de manière professionnelle.

Gestion des inscriptions :

  • Vous gérez la plateforme de réservations et gérez les inscriptions pour les activités annuelles et les stages (adaptation des tarifs, activités, stages, …).
  • Vous établissez les attestations mutuelles et fiscales pour les participants inscrits.

Gestion administrative :

  • Vous assurez un soutien à la responsable administrative en gérant de manière autonome toutes les démarches administratives en matière de ressources humaines, dans le respect des processus et procédures.
  • Vous produisez des rapports annuels relatifs aux inscriptions.
  • Vous gérez les déclarations d’accidents liées aux activités.
  • Vous gérez l’économat en veillant à ce que les fournitures nécessaires soient disponibles.
  • Vous assurez la communication avec les participants inscrits et traitez les mails ainsi que les courriers liés aux inscriptions.
  • Vous accueillez le public et répondez aux demandes d’informations.
  • Vous faites régulièrement des appels d’offres de faibles montants et en assurez le suivi.
  • Vous établissez les factures et faites le suivi des paiements.
  • Vous gérez la diffusion de l’information relative aux activités.
  • Vous établissez des rapports au Collège sur la plateforme BOS.

Profil

PROFIL RECHERCHÉ :

  • Vous êtes titulaire au maximum d’un certificat d’enseignement secondaire supérieur ou d’une équivalence à orientation administrative et/ou comptable reconnu par la Communauté française ou la Communauté flamande (condition sine qua non de recevabilité) ;
  • Vous aimez être au service du public ;
  • Vous êtes résistant au stress et avez le sens de l’organisation ;
  • Vous effectuez vos tâches de manière autonome et structurée sous la supervision de la responsable administrative du service Parascolaire ;
  • Vous maîtrisez de l’outil informatique courant (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, etc.) ;
  • Vous êtes rigoureux dans le suivi des dossiers ;
  • Vous avez l’esprit d’équipe ;
  • Vous maitrisez les techniques d’accueil téléphonique et physique ;
  • Vous êtes flexible et prêt à travailler durant les congés scolaires, périodes durant lesquelles des activités ont lieu ;
  • Vous vous adaptez aisément aux situations nouvelles ;
  • Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles ;
  • Vous disposez d’une connaissance active du français et du néerlandais, éventuellement attestée par un brevet SELOR (épreuve écrite et orale) ;
  • La connaissance du fonctionnement et du cadre règlementaire des ASBL et des éléments de législation appliquée aux ressources humaines sont des atouts.

Offre

NOTRE ENGAGEMENT :

La Commune d’Uccle mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances et des genres. Nous sélectionnons les candidats sur base de leurs compétences et ne faisons aucune distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Par ailleurs, afin de permettre une lecture plus fluide de cette annonce, le descriptif de fonction a été rédigé à la forme masculine

NOTRE OFFRE :

  • Contrat à durée déterminé de 6 mois ;
  • Entrée en fonction immédiate ;
  • Temps plein ;
  • Salaire conforme aux barèmes communaux (niveau C1- Assistant administratif). À titre indicatif : rémunération mensuelle brute de 2.685,29 € pour 5 ans d’expérience et de 3.129,14 € pour 15 ans d’expérience (moyennant la remise d’attestations probantes) ;
  • Chèques-repas (8€/jour) ;
  • Second pilier de pension ;
  • Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté du secteur public et du secteur privé pour autant qu’elle soit utile pour la fonction ;
  • Cadre de travail agréable et équilibre vie privée/professionnel préservé ;
  • Allocation de fin d’année ;
  • Horaires flexibles (37h30/semaine) ;
  • Gratuité de l’abonnement STIB ;
  • Remboursement des autres frais de transports en commun à hauteur de 80 % ;
  • Primes vélo et piéton ;
  • Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
  • Nombreuses possibilités de formations ;
  • Divers avantages dans le cadre du service social du personnel (intervention assurance hospitalisation, etc.).

CONDITION DE RECEVABILITÉ :

Cette fonction vous intéresse ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet et joignez-y impérativement les documents suivants :

  • Un curriculum vitae
  • Une lettre de motivation
  • Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence

Pour les diplômes obtenus en dehors de la Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française ou de la Communauté flamande est requise.

Pour plus d’informations :

http://www.equivalences.cfwb.be (site de la Communauté française)

https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (site de la Communauté flamande)

Attention, les candidatures incomplètes qui ne contiennent pas tous les documents requis ne seront pas examinées !

PROCÉDURE DE SÉLECTION :

Une présélection se fera sur base du curriculum vitae, de la lettre de motivation, des conditions requises ainsi que des connaissances et/ou des expériences que les candidats pourront faire valoir.

La procédure de sélection se compose, quant à elle, de quatre étapes au maximum, à savoir :

  • Un entretien téléphonique éventuel afin d’évaluer votre motivation et approfondir, le cas échéant, certains aspects de votre CV ;
  • Un entretien de sélection avec un comité de recrutement (R.H., expert et management) dans le but d’évaluer les compétences comportementales et techniques des candidats ;
  • Selon les besoins de la fonction, une épreuve écrite en vue de vérifier les capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse des candidats précédemment retenus et/ou un inventaire de personnalité au travail en ligne qui permet d’identifier en une vingtaine de minutes le profil de personnalité du candidat, ses conduites professionnelles, ses points forts et ses points faibles.

La procédure de sélection dure en moyenne deux mois maximum.

  • Publiée le:lun. 3 juin 2024
  • Lieu: Service Parascolaire
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